Administração de Estoques e Estratégias - Uma visão geral

Uma dúvida comum que sempre une e pode até causar conflito entre gerentes de produto, administradores de logística e analistas de marketing é a estratégia de estoque de um produto: deveríamos tê-lo em estoque? Quanto devemos manter? Quando e com que frequência devemos solicitar mais? São questões complexas e temos a intenção de oferecer uma visão geral sobre esse tema neste post.

Por que estocamos?

Ao vender produtos ou fornecer serviços que precisam usar algum produto, a demanda e os suprimentos não são 100% previsíveis, além de haver lead times incertos. Se os lead times fossem totalmente confiáveis, a demanda estável e previsível e a produção pudesse ser perfeitamente controlada, não haveria razão para estocar. Por que você consideraria ter o dinheiro da empresa investido em produtos estocados?

Imagine um cenário hipotético, onde temos uma demanda de produto que é constante e sabemos que será constante por um longo tempo. Além disso, imagine que sua produção (ou fornecedor) é muito confiável e você pode ter a quantidade de produto que quiser, no momento que você quiser. Nesse cenário tudo o que você teria de fazer é definir sua produção (ou seus pedidos) para a mesma quantidade exata que a demanda e voilà, você iria atender 100% da sua demanda com níveis de estoque zero! Sucesso!

Infelizmente, não é assim que o mundo real funciona. Demandas variam, e muito, as linhas de produção têm quebras e falham, fornecedores não cumprem prazos ou quantidades e o transporte às vezes leva muito tempo e não é confiável.

Veja o gráfico abaixo. É um exemplo obtido de uma empresa de alimentos no Brasil que trabalhou com a JM no passado. Note como a demanda varia semanalmente para os produtos de massa em um ano:

Gráfico de demanda semanal em um ano completo

Como observa-se no gráfico, a demanda varia muito semana a semana. Nenhuma linha de produção, seja a sua ou a de seu fornecedor, teria tanta flexibilidade para produzir pouco mais de mil toneladas na semana 16 e depois subir para quase 5,5 mil toneladas na semana seguinte.

Além disso, esta empresa fornece massas para todo o mercado brasileiro a partir de três fábricas com lead times para clientes que podem variar de algumas horas a mais de 20 dias!

Portanto, as empresas precisam estocar produtos para evitar perda de vendas causadas por variações de demanda e oferta e dos prazos de entrega.

O termo que melhor descreve o quanto da demanda que uma empresa está cumprindo é nível de serviço. Este é um indicador muito fácil de calcular, divide-se o valor de ordens cumpridas pelo valor total de pedidos recebidos.

Por que não criar um estoque enorme para garantir o nível de serviço?

Alguém pode sugerir a solução: solicitar ao fornecedor que entregue uma quantidade enorme de produto e colocar a linha de produção no máximo para acumular um estoque muito grande e, assim, a demanda pode variar tanto quanto quiser, que nunca deixaria de ser atendida. Atingiria-se, assim, nível de serviço de 100%!

A resposta a essa sugestão é tão simples quanto: porque o dinheiro custa ao longo do tempo! Quando se compram produtos de um fornecedor, o dinheiro da empresa é convertido em produtos no estoque, quando as linhas de produção trabalham, os valores de mão-de-obra e matéria-prima são colocados nesse produto no estoque. Até que esse produto seja vendido, esse dinheiro está preso na forma de um produto e não pode ser gasto.

Esse dinheiro que foi convertido em estoque poderia ser usado para pagar empregados e outros custos mensais, investido em campanhas de marketing, ou mesmo em produzir e comprar outros produtos. Em muitos casos, uma empresa pode até ser forçada a contrair empréstimos para pagar contas, investir ou até pode ir à falência com um valor de estoque enorme.

Portanto, fica claro que estoques tem de ser cuidadosamente dimensionados!

Como lidar com estoques? Como escolher a melhor estratégia?

Se os níveis de estoque não podem ser gigantescos, mas também é preciso que eles existam para não se perder vendas por falta de produto, como lidar com isso?

Felizmente, o mundo vem estudando essa problemática a muitos anos. Existe diversas técnicas que foram propostas e testadas com o tempo, estratégias para diferentes indústrias, tipos de produtos, validade, perfis de demanda e distribuição geográfica. É claro que o time da JM conhece esse tema profundamente.

Primeiramente, devemos entender o que compõe o estoque. É fundamenta conhecer e entender o que compõe o estoque de uma companhia para entender como atuar sobre cada parte da melhor forma. Na JM usamos os nomes mais clássicos para isso como mostrado no diagrama abaixo.

Nomenclatura para a composição do estoque

Existem outras formas de classificar o estoque e inclusive outras situações não abordadas no diagrama acima, mas como estamos em um post de visão geral, certamente esse diagrama resume bem a principal composição dos estoques.

Os professionais da JM já passaram por muitos projetos nos quais essas estratégias foram aplicadas e testadas. Temos muita confiança que podemos apresentar aqui algumas das estratégia de ações sobre o problema de planejamento de estoque. Abaixo estão listadas nossas técnicas favoritas com uma breve descrição. Planejamos oferecer mais detalhes sobre cada técnica em postagens futuras, portanto fique atento ao nosso blog.

• Classificação MTO/PTO x MTS/PTS: Os produtos podem ser mantidos em estoque ou produzidos ou adquiridos somente após uma ordem de cliente firme. Quando se trata de um produto produzido, ele pode ser classificado como Make To Order (MTO) ou Make To Stock (MTS). Quando a empresa não o produz, mas compra de um fornecedor para revenda, a decisão é entre classificá-lo como Purchase To Order  PTO) ou Purchase To Stock (PTS). Escolher cada classificação leva em conta uma grande quantidade de informação, incluindo algumas análises listadas a seguir;

• Classificação ABC: Nesta estratégia, as demandas de produtos são analisadas em um horizonte de ano completo (para evitar interferências sazonais) e ordenadas da maior para menor receita total. A partir dessa lista, os produtos são classificados em A (produtos que correspondem a 80% da renda da empresa e geralmente não são maiores que 20% da carteira de produtos), B (produtos que correspondem aos próximos 15%) e C (produtos que somam até 5% da renda e normalmente são mais de 50% da carteira). O objetivo é permitir que a administração de estoques invista um maior esforço no planejamento e compreensão de produtos A, não tanto em B e o mínimo possível em produtos C. Claro que esta estratégia tem muitas considerações, é preciso olhar cuidadosamente os dados e combiná-los com outras técnicas para determinar a sua estratégia;

• Análise da Variação da Demanda: Também conhecida como classificação XYZ, a ideia é entender como a demanda de cada produto se comporta ao longo do tempo. A análise consiste em comparar a venda média ao longo do tempo e seu desvio padrão. Os produtos com variações muito pequenas sobre a receita são classificados como X, médias como Y e as variações pesadas como Z. Produtos do grupo X são muito fáceis de prever e podem exigir baixos níveis de estoque, enquanto Z é um verdadeiro pesadelo de planejar e são fortes candidatos a serem convertidos em produtos MTO ou PTO. Essa análise fica muito rica quando combinada com a classificação ABC;

• Determinação do Nível de Serviço: Esta estratégia visa encontrar um equilíbrio entre o custo de manter os produtos em estoque e o custo da venda perdida. Uma venda perdida, na verdade, pode não ter sido completamente perdida uma vez que os clientes podem apenas esperar até que você tenha esse produto em estoque, mas em outros casos, o cliente pode adquirir o produto de seu concorrente ou usar um substituto. Isso varia muito para cada tipo de produto, lead times ou mercado e pode ser calculado para formar o custo de perder vendas. Essa estratégia minimiza a soma do custo de perda de vendas com o custo de manter o estoque para encontrar o nível de serviço ideal para cada produto;

• Análise do Giro de Estoque: Os produtos também podem ser avaliados pela rapidez com que eles são vendidos a partir do momento que dão entrada no estoque de uma empresa. Quanto mais rápido, melhor: isso significa que comprar ou produzir esse produto não terá um grande impacto financeiro. Por outro lado, os produtos de giro lento (slow movers) devem ter níveis de estoque revisado e, em alguns casos - estando em consenso gerentes de produto e equipe de marketing - retirados da carteira de produtos;

• Estratégias de Reposição de Estoque: Existem diversas estratégias para determinar quando e quantas unidades de um produto devem ser solicitadas para reabastecer o estoque. Desde a clássica estratégia de estoque min/max, até o painel Kanban, chegando a estratégias de estoque consignado com comunicação intensa com o fornecedor, etc., estratégias de reposição de estoque devem ser escolhidas para as mais adequadas para cada produto ou grupo de itens de acordo com suas próprias características.

• Sales and Operation Planning (S&OP): Este processo complexo, mas extremamente benéfico, oferece à empresa uma melhoria nas comunicações entre a maioria de suas áreas. Combinando análises estatísticas, informação das áreas comerciais e de marketing, restrições de operações e discussões em reuniões formais, é possível atingir um planejamento de consenso que coloca toda a equipe na mesma página sobre o quanto e quando anunciar, vender, comprar, produzir e mover produtos. Isso aumenta o nível de serviço sem a necessidade de aumentar os níveis de estoque;

• Melhorias de Processo no Supply Chain: É possível aumentar o nível de serviço sem ter que aumentar o nível de estoques. Para isso dev e se melhorar os processos do Supply Chain: reduzir lead times, aumentar a confiabilidade do processo de produção com maior atenção a qualidade e prevenindo falhas, estabelecer acordos mais bem costurados com fornecedores, com comunicação e troca de dados com outras áreas de empresa e com parceiros externos, entre outras ações diversas dentro e fora da empresa.

Essas foram algumas das nossas estratégias favoritas. Conhecemos outras técnicas, mas não queremos deixar este post ainda mais longo. Existem também metodologias avançadas como Lean e Six Sigma, que têm objetivos mais amplos e são muito benéficas para a empresa ao reduzir os níveis de estoque e os custos de inventário. Essas poderosas metodologias também são bem conhecidas na JM e adoraríamos discuti-las com nossos clientes.

Então, como se nota, a administração de estoques não é uma tarefa trivial e, por isso mesmo, o mundo formulou e testou muitas metodologias que vão muito além do espaço do armazém e das linhas de produção. É um assunto de supply chain que afeta todas as áreas da empresa e vai inclusive além da própria empresa.

Nós, da JM estamos bem cientes disso. Nossa equipe tem uma longa história de administração de estoques e know-how na seleção e implementação de estratégias para isso. Como acreditamos fortemente, devido nossas experiências, que cada empresa é única, é ingênuo aplicar uma estratégia em seu formato padrão. É preciso entender profundamente a sua história e como a empresa está estruturada, como é o mercado e ambiente de concorrência em que trabalha e, em seguida, verificar que estratégia ou que grupo de estratégias podemos aplicar.

Fale Conosco! Visite nosso site www.jmanguino.com.br e vamos discutir a administração de estoque de sua empresa. Estamos certos de que podemos ajudar a resolver seu problema!

Além disso, siga nosso blog, pois compartilharemos conhecimento com você sobre esse e outros temas em que atuamos!